เราขอสรุป 10 เคล็ดลับสำหรับวิธีบริหารจัดการที่น่าสนใจในปี 2019 ที่ผ่านมาว่ามีเทคนิตเคล็ดลับอะไรกันบ้าง
1. Timebox วางแผนการทำงานมากกว่าแค่ To-Do List
- ปัญหาของ To-do List คือ มันไม่ได้มีการกำหนดว่างานนั้นจะเสร็จเมื่อไหร่
- Timebox เป็นเทคนิคของการกำหนดช่วงเวลาในปฏิทินว่าเราจะทำงานอะไร
- ข้อดีของ Timebox คือ การที่่ทำให้คุณสามารถควบคุมปฏิทินงานของคุณได้ในระดับหนึ่ง
- หากคุณสนใจ ลองค้นหา Timebox เพื่อปรับใช้กับการทำงานของคุณ แล้วคุณอาจพบว่าประสิทธิภาพในการจัดการเวลาของคุณจะเพิ่มมากขึ้นจนคุณประหลาดใจ
2. เพิ่มประสิทธิภาพของการคิดเชิงวิเคราะห์
- การคิดเชิงวิเคราะห์จะช่วยให้ในการตัดสินใจเรื่องต่างๆ ทำได้ดีขึ้น
- เทคนิค 3 ขั้นตอน สำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพในการคิดเชิงวิเคราะห์
- หนึ่ง เข้าใจถึงสมมุติฐานของคุณเมื่อต้องตัดสินใจ โดยเฉพาะเมื่อผลกระทบของการตัดสินใจสูง
- สอง ทำความเข้าใจตรรกะ โดยพิจาณาข้อมูลหลักฐานที่มีว่าสนับสนุนผลสรุปที่ได้หรือไม่
- สาม พยายามหามุมมองใหม่ โดยอาจขอความเห็นจากคนที่มีความเห็นแตกต่าง เป็นต้น
3. เทคนิคการโน้มน้าวเมื่อนำเสนอ
- ในการขายความคิดในที่ทำงานหรือระหว่างการนำเสนอ มีเทคนิค 5 ข้อ ประกอบด้วย
- (i) เริ่มจากการพูดถึงตัว เกี่ยวกับประสบการณ์หรือคุณสมบัติว่าทำไมเราถึงเหมาะสมหรือมีความรู้อย่างไรกับเรื่องที่จะพูด
- (ii) ใช้ข้อมูล หลักฐาน และข้อเท็จจริงในการนำเสนอ
- (iii) รวบความคิดออกมาเป็นเรื่องราว จะช่วยให้ผู้รับฟังมีอารมณ์ร่วมและคล้อยตาม
- (iv) เปรียบเทียบความคิดที่เราต้องการนำเสนอ ให้ออกมาในรูปที่ผู้ฟังรู้สึกคุ้นเคย
- (v) อธิบายความคิดของเราให้เป็นคำพูดที่สั้นที่สุด และให้พูดประเด็นสนับสนุนที่สำคัญเป็นอันดับแรก
4. การหยุดย้ำคิดในข้อผิดพลาดของคุณ
- การวนเวียนคิดถึงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นตลอดเวลาจะทำให้เราเกิดความกังวลอย่างรุนแรง
- การหยุดวงจรความคิดดังกล่าว เริ่มจากการที่เราต้องระบุตัวกระตุ้นที่ทำให้เกิดการครุ่นคิด
- สังเกตถึงช่วงเวลาหรือเหตุผลในสถานการณ์ที่ทำให้เกิดอาการครุ่นคิด
- เทคนิคหนึ่งที่ช่วยคือพยายามนำตัวเองออกจากความคิดที่เป็นลบ โดยการจำแนกความคิดดังกล่าวเป็น "ความคิด" หรือ "ความรู้สึก" ซึ่งการที่เราแยกความคิดที่เป็นลบเป็นให้เป็นเพียงความรู้สึก จะทำให้ตัวตนของเราแยกออกมาจากความรู้ดังกล่าวได้ง่ายขึ้น
- นอกจากนี้การเปลี่ยนความสนใจโดยไปทำกิจกรรมอย่างอื่น ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยให้เราหยุดคิดซ้ำๆ ถึงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้
5. รู้เวลาที่เหมาะสมในการที่จะหยุดพูด และเริ่มรับฟัง
- ในการสนทนาระหว่างผู้จัดการและลูกน้อง บ่อยครั้งที่ผู้จัดการจะเป็นผู้นำในการสนทนา และละเลยความคิดเห็นที่ต่างๆ ของลูกน้อง
- ผู้จัดการต้องตระหนักรู้ตนเองตลอดเวลา และพยายามที่จะไม่พูดเยอะจนเกินไป โดยให้กำหนดเวลาในการรับฟังเท่ากับเวลาที่เราพูด
- ในการประชุมต่างๆ เมื่อมีคนถามคำถามหรือให้ความเห็น. ให้ผู้จัดการถามความเห็นของลูกน้องทุกคนก่อนที่ผู้จัดการจะออกความเห็นของตนเอง
- นอกจากนี้ผู้จัดการยังควรหาเวลาในการพูดคุยตัวต่อตัวกับลูกน้องในทีม เพื่อสนับสนุนการสนทนาแบบเปิดระหว่างกัน
6. ก่อนที่จะคุยเรื่องที่ซีเรียส คุณต้องเตรียมตัว-เตรียมตัว และ เตรียมตัว
- การจะเริ่มคุยเรื่องที่ซีเรียส อย่างแรกคือคุณต้องรู้ก่อนว่าอะไรถือตัวกระตุ้นให้คุณอยากคุย และคุณต้องการอะไรหลังจากที่คุยแล้ว
- ขั้นต่อมาคือ คุณต้องรวบรวมข้อเท็จจริงเพื่อสนับสนุนจุดยืนของคุณ รวมถึงคิดถึงข้อกังวลที่อาจเกิดขึ้นของคนที่คุณคุยด้วย
- การคุยด้วยข้อเท็จจริงและทำความเข้าใจในจุดยืนหรือข้อกังวลของคนที่เราจะคุยด้วย จะทำให้คู่สนทนาสามารถหาข้อสรุปร่วมกันสำหรับการคุยเรื่องซีเรียสนั้นได้
7. ตั้งมาตรฐานที่มีคุณภาพสำหรับทีมของคุณ
- การมีมาตรฐานการทำงานที่ดี ผู้จัดการต้องเป็นผู้นำในการสร้างมาตรฐานที่ดีที่มีคุณภาพสำหรับทีม ยกตัวอย่างเช่น
- ทำให้เป็นตัวอย่าง : ผู้จัดการต้องแสดงให้ทีมเห็นเป็นตัวอย่างของสิ่งที่ผู้จัดการอยากให้ทีมเป็น เช่น การทำงานเป็นทีม การรับฟังความเห็นคนอื่น เป็นต้น
- ให้วางแผนกำหนดช่วงเวลาพิเศษ : งานวิจัยพบว่าคนทั่วไปมักจะคิดในแง่ดีและประมาณระยะเวลาที่ต้องใช้การทำงานน้อยเกินไป การกำหนดช่วงเวลาพิเศษ (เผื่อฉุกเฉิน) สำหรับการทำงานที่ยังไม่สำเร็จจะช่วยให้เราสามารถบริหารเวลางานที่ต้องทำให้ได้ดีขึ้นโดยไม่รบกวนเวลาในการทำกิจกรรมอื่นที่ได้กำหนดไว้แล้ว
8. การจัดประชุมที่ดี ต้องมีพื้นฐานที่ถูกต้อง
- เมื่อจะจัดประชุม ให้คิดถึงเหตุผลที่คุณจำเป็นต้องจัดประชุมเป็นว่าทำไม? ซึ่งการที่คุณเข้าใจเหตุผลและมีเป้าหมายของการประชุมจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดวาระประชุมที่เป็นประโยชน์ได้
- ต่อมาคือการเลือกผู้เข้าร่วมประชุม โดยให้พิจารณาว่าใคร คือ ผู้มีอำนาจตัดสินใจ ผู้ที่มีอิทธิพลต่อทีม และ ผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย ในเรื่องที่จะประชุมนั้น
- การเป็นผู้อำนวยการประชุม หน้าที่ของคุณคือ การให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ของการประชุม โดยภายหลังจากการประชุมให้ใช้เวลาในการสรุปภาพรวมดังกล่าวซ้ำอีกครั้ง
9. อย่าปัดข้อเสนอแนะที่เป็นบวก แต่ให้ลองศึกษา
- คนโดยทั่วไป มักจะรู้สึกถึงการคุมคามเมื่อเวลาที่เราได้รับข้อเสนอแนะจากผู้อื่น โดยเรามักละเลยความคิดเห็นเสนอแนะที่มีโดยไม่ได้พิจารณา
- อย่างไรก็ดีข้อเสนอแนะที่เป็นบวก ถือเป็นสิ่งที่มีค่ายิ่งในการเรียนรู้จุดแข็งของเราและขอบเขตที่เราสามารถพัฒนาได้
- ดังนั้นเมื่อคุณได้รับข้อเสนอแนะต่างๆ ให้ลองแยก "ข้อเสนอที่เป็นบวก" และ "ข้อเสนอที่เป็นลบ" ออกจากกัน จากนั้นนำข้อเสนอที่เป็นบวกมาพิจารณาเพื่อที่จะเรียนรู้จากข้อเสนอแนะดังกล่าว
10. พนักงานของคุณต้องการรู้สึกถึงจุดมุ่งหมายของงานที่ทำ
- ในการสร้างแรงบันดาลใจและดึงดูดพนักงานของคุณ ให้คุณระลึกถึง 2 ปัจจัย
- หนึ่ง จุดมุ่งหมาย คือ ความรู้สึก ทั้งนี้คุณต้องแสดงให้ทีมงานของคุณรู้สึกถึงผลกระทบของงานของพวกเขาที่มีต่อคนอื่นเพื่อให้ทีมงานเกิดความรู้สึกร่วมในงานที่เขาทำ
- สอง ตัวตนที่แท้จริงเป็นสิ่งสำคัญ การที่คุณแสดงออกให้ทีมงานคุณเห็นถึงจุดมุ่งหมาย คุณต้องมั่นใจว่านั่นคือตัวตนที่แท้จริงของคุณด้วย มิเช่นนั้นการกระทำของคุณจะถูกตั้งข้อสงสัย และไม่ได้รับความเชื่อใจจากทีมงาน
10 เคล็ดลับ ลองนำไปปฏิบัติกันดูนะครับ. และคุณอาจประหลาดใจในการเปลี่ยนแปลงก็ได้ครับ
#business #ธุรกิจแบ่งปัน #busboy
สรุปจาก: "Our Favorite Management Tips from 2019" by HBR Staff
-
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น