วิธีการสื่อสารที่ใช้ได้ดีในห้องประชุมอาจไม่สามารถใช้ได้ดีบนการประชุมออนไลน์หน้าจอคอมพิวเตอร์. การประชุมออนไลน์นั้นถือได้ว่าเป็นบริบทที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิง ไม่ใช่เป็นเพียงแค่การประชุมแบบตัวต่อตัวหรือการเรียนการสอนออนไลน์.
การเพิ่มการรับรู้ในตัวคุณเมื่อต้องใช้การสื่อสารออนไลน์ เช่น Zoom, Skype หรือ โปรแกรมประชุมอื่นๆ ไม่เพียงแต่ต้องการกลยุทธ์การมีส่วนร่วมในการประชุม แต่ยังต้องระวังไม่ให้ตัวคุณเองถูกทำให้เข้าใจผิดเมื่อต้องประชุมผ่านสื่อออนไลน์. ดังนั้นเพื่อช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในการประชุมออนไลน์ที่ดี มีคำแนะนำที่ประโยชน์ 6 ข้อดังนี้
1. เพ่งไปที่กล้อง ไม่ใช่มองที่ผู้เข้าประชุมในจอ
- การสบตามองไปที่ผู้ฟังในขณะที่นำเสนอเป็นเทคนิคที่สำคัญที่ส่งเสริมสนับสนุนหัวข้อการพูดของคุณ. อย่างไรก็ดี ในการประชุมออนไลน์การสบตามองหมายถึงการมองไปที่กล้อง ไม่ใช่ที่ภาพคนฟังในหน้าจอ. ดังนั้นคุณควรฝึกฝนให้เพ่งมองไปที่กล้องระหว่างการประชุมเมื่อคุณเป็นผู้พูดให้คล่อง เพื่อไม่ให้พลาดไปมองในหน้าจอในขณะประชุม.
2. ใช้น้ำเสียงที่เข้มแข็ง
- น้ำเสียงที่ดังกว่าปกติจะถ่ายทอดความน่าเชื่อถือและความมั่นใจออกมา ซึ่งแนวคิดนี้ยังใช้ได้ดีกับการประชุมออนไลน์เช่นกัน.
3. จัดภาพของคุณที่แสดงในจอให้เหมาะสม
- ให้รักษาระดับภาพของคุณในจอให้เหมาะสม. ระวังการอยู่ใกล้หรือไกลจากกล้องมากเกินไป ซึ่งจะทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพเมื่อต้องประชุมผ่านหน้าจอ. นอกจากนี้ พื้นหลังก็เป็นอีกสิ่งที่คุณควรระมัดระวัง โดยควรที่จะหามุมพื้นหลังที่เรียบร้อยซึ่งจะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น.
4. อยุ่กับปัจจุบันและมีสติ
- เวลาที่ประชุมผ่านทางออนไลน์ ถึงแม้ไม่ใช่ช่วงที่คุณเป็นผู้พูดและปิดเสียงไมโครโฟน แต่คุณยังต้องระลึกว่ามีผู้ประชุมคนอื่นอาจมองคุณอยู่. คุณอาจถูกทำให้เบี่ยงเบนโดยการเปลี่ยนหน้าจอไปเช็ค email หรือตอบ chat ซึ่งผู้ที่เข้าประชุมสามารถสังเกตกิริยาการเบี่ยงเบนนี้ได้. ดังนั้นเพื่อให้คุณมีส่วนร่วมกับการประชุมตลอดเวลา คุณจึงควรหยุดทำกิจกรรมอื่นและให้ความสนใจกับผู้ที่พูดตลอดการประชุม โดยพยายามอย่าคิดว่าตัวคุณเอง "อยู่ที่บ้าน".
5. อย่าสร้างการเบี่ยงเบนความสนใจ
- ในการประชุมปกติ คุณอาจจะไม่กังวลกับการปิดเสียงไมโครโฟน มีเสียงรบกวนจากสิ่งที่อยู่รอบตัวคุณ หรือเสียงรบกวนจากสัตว์เลี้ยงหรือเด็กๆ. แต่สิ่งเหล่านี้ถือเป็นข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยของการประชุมออนไลน์ และทำให้เกิดการเบี่ยงเบนของผู้ร่วมประชุมคนอื่น. ดังนั้นตัวคุณเองต้องเป็นส่วนหนึ่งในการทำสิ่งต่างๆ ให้ถูกต้อง. เริ่มต้นโดยให้คุณปิดเสียงไมโครโฟนเมื่อคุณไม่ได้เป็นผู้พูด และเปิดไมโครโฟนเฉพาะเมื่อคุณเป็นผู้พูดเท่านั้น.
6. ใช้หน้าต่าง chat ร่วมกับการพูดคุยออนไลน์
- การใช้หน้าต่าง chat ถือเป็นสิ่งที่ส่งเสริมกับการนำเสนอประชุมออนไลน์ได้เป็นอย่างดี โดยคุณสามารถอ้างถึงเนื้อหาหรือบทความแชร์ให้เพื่อนร่วมประชุมผ่านทางข้อความในขณะที่พูดนำเสนอ หรือการแสดงความคิดเห็นอื่นๆ ในขณะที่เพื่อนของคุณกำลังนำเสนออยู่ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้การประชุมออนไลน์มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น.
เมื่อใช้เทคนิคเหล่านี้ จะการยกระดับการประชุมออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ทั้งนี้คุณจำเป็นต้องปรับมุมมองและกลวิธีที่แตกต่างจากการประชุมในห้องประชุมทั่วไป ซึ่งจะทำให้ตัวคุณได้รับยอมรับจากเพื่อนร่วมงานในความเป็นมืออาชีพเพิ่มขึ้นด้วย.
#busguy
#ธุรกิจแบ่งปัน #business
สรุปจาก "How to Elevate Your Presence in a Virtual Meeting" by Joel Schwartzberg
s.27 26-apr-20
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น